Dalam posting sebelum ini, saya telahpun bercerita tentang cara-cara untuk menulis kertas kerja perniagaan.
Mungkin ada terlintas dalam fikiran pembaca sekalian, “adakah kertas kerja rancangan perniagaan ini begitu penting? Bagaimana kalau bisnes yang saya jalankan sekarang ini masih belum ada kertas rancangan perniagaan? Patutkah saya buat?”
“Selama saya jalankan bisnes ni, saya tak pernah pun tulis kertas kerja perniagaan. Saya rasa bisnes saya masih dapat berjalan dengan elok tanpa ada sebarang masalah. Lagipun saya bukannya nak buat pinjaman atau nak cari dana untuk perniagaan saya.”
Lazimnya memang orang sediakan kertas kerja perniagaan ini sebab nak cari dana atau nak dapatkan projek. Namun jika diteliti, fungsi kertas rancangan perniagaan, atau business plan ini ada lebih banyak lagi. Dalam perkongsian kali ini, kita akan lihat apa lagi sebab kenapa sesebuah bisnes itu perlu ada kertas rancangan perniagaan.
(1) Jelas dengan perniagaan yang dijalankan
“Apa bisnes yang kamu buat?”
Soalan yang sebegitu ringkas belum tentu boleh dijawab dengan ringkas juga. Anda mungkin tahu apa bisnes yang anda sedang jalankan, tapi adakah orang lain yang berada dalam pasukan anda turut mengetahui apa sebenarnya bisnes yang anda jalankan?
Kertas rancangan perniagaan akan dapat memberikan jawapan kepada soalan tersebut. Individu yang baca kertas kerja perniagaan yang anda tulis akan dapat gambaran yang lebih jelas tentang bisnes yang anda lakukan.
(2) Faham dengan pasaran
Sebelum memulakan sebarang perniagaan, ini adalah perkara penting yang perlu dilakukan. Apa dia? Buat kajian pasaran. Setidak-tidaknya anda perlu tahu, adakah terdapat permintaan terhadap perkhidmatan ataupun produk yang bakal anda jual pada pasaran yang anda telah tetapkan?
Apabila anda menulis rancangan perniagaan dan anda berada pada fasa kajian pasaran, dari situ anda akan dapat jawapan setakat mana permintaan yang ada untuk perniagaan yang anda jalankan.
(3) Jalankan bisnes dengan teratur dan bersistem
Saya merujuk kepada istilah SOP atau dikenali juga dengan nama panjang Standard Operating Procedure.
Setiap orang dalam pasukan anda, diberi tanggungjawab untuk melakukan tugasan tertentu. Jika orang tersebut perlu ditukar, orang yang menggantikannya juga perlu lakukan tugasan yang sama dengan kualiti yang sama.
Dengan adanya sistem kerja yang jelas, kualiti kerja tidak bergantung kepada individu tertentu secara spesifik, sebaliknya semua orang yang diberi latihan yang sama dapat lakukan tugasan tersebut dengan hasil yang sama.
(4) Melatih diri untuk berfikir secara sistematik
Menulis kertas kerja peniagaan, sebenarnya dapat melatih anda untuk berfikir secara sistematik. Lihat artikel saya sebelum ini tentang langkah demi langkah menulis kertas rancangan perniagaan.
Dalam setiap segmen yang anda perlu tulis, ia sebenarnya memaksa anda untuk berfikir dengan cara yang bersistematik. Ketika anda menulis bahagian tentang latar belakang syarikat, anda sedang berfikir siapa individu yang anda bakal bawa masuk dalam perniagaan dan apakah kepakaran yang mereka ada dapat memberi pengaruh positif pada perniagaan anda.
(5) Menentukan potensi untung
Usaha niaga yang bakal dijalankan perlulah menunjukkan keuntungan pada peringkat perbincangan lagi. Anda juga perlu tahu bagaimana bisnes tersebut akan memberi untung dan apakah langkah yang perlu diambil bagi merealisasikan keuntungan tersebut.
Pada bahagian ini, anda mungkin perlu dapatkan bantuan seseorang yang mempunyai latar belakang kewangan atau seorang akauntan untuk bantu anda mengira potensi keuntungan dari perniagaan yang bakal dijalankan itu nanti.
Baca juga: 18 Cara bagaimana akauntan boleh membantu pemilik perniagaan mengembangkan perniagaan miliknya
(6) Kenalpasti risiko perniagaan yang dijalankan
Terlalu fokus untuk mengejar keuntungan sampai terlupa faktor risiko, bukanlah satu tindakan yang bijak. Apabila menulis rancangan perniagaan, kita akan mengambil kira semua faktor yang boleh memberi impak dan kesan terhadap perniagaan yang dijalankan.
Salah satu tindakan yang perlu dilakukan adalah mengenalpasti risiko-risiko yang perlu dihadapi. Setelah mengetahui apa risikonya, barulah kita dapat merencana tindakan yang wajar diambil bagi mengurangkan risiko.
(7) Mengelakkan kegagalan besar
Kertas kerja perniagaan yang dibina menggunakan format yang betul akan menggariskan perkara-perkara yang sepatutnya akan memberi anda gambaran sama ada perniagaan tersebut benar-benar menguntungkan atau tidak.
Setelah anda ikuti langkah yang betul untuk menulis kertas kerja perniagaan, dari situ anda boleh buat penilaian sama ada rencana tersebut perlu diteruskan atau tidak. Jangan nanti bila bisnes dah berjalan, baru anda sedar yang anda sebenarnya tak sepatutnya memulakan bisnes tersebut.
(8) Memastikan pasukan pengurusan fokus pada peranan
Jika anda tidak mempunyai pasukan pengurusan, anda mungkin ada pertimbangkan untuk menarik rakan kongsi untuk sama-sama menjayakan perniagaan yang anda jalankan. Mempunyai rakan kongsi bukan sahaja dapat memberi anda kepakaran, malahan anda juga dapat jimatkan kos untuk mengupah pekerja.
Setiap rakan kongsi (partner) yang anda bawa masuk, perlulah mempunyai matlamat yang sama dan faham peranan serta tugas setiap orang. Pastikan mereka faham apa tugasan dan peranan mereka.
(9) Menjalankan rancangan dengan penuh tanggungjawab
Setelah kertas rancangan perniagaan dihasilkan dengan penuh teliti, menjadi tanggungjawab pemilik perniagaan untuk memastikan isinya diterjemahkan dalam bentuk tindakan.
Kertas kerja perniagaan yang telah lengkap, sepatutnya menjadi panduan untuk setiap orang yang bernaung dibawah syarikat tersebut.
(10) Memahami misi dan visi yang ingin dicapai
Apabila tidak mempunyai rancangan perniagaan yang jelas, kita mudah terikut-ikut apa yang dilakukan oleh usahawan lain dalam bidang yang sama, sedangkan kita mempunyai matlamat yang berbeza ketika ingin memulakan perniagaan tersebut.
Pada bila-bila masa, apabila kita mula hilang arah, kita boleh semak semula apa sebenarnya perancangan yang kita telah tetapkan satu ketika dulu.
(11) Menentukan penanda aras yang ingin dicapai
Sampai satu masa, anda pasti ingin tahu sama ada bisnes yang anda jalankan berkembang seperti mana yang anda harapkan atau sebaliknya. Jika prestasi bisnes anda melangkaui jangkaan awal, apakah tindakan yang telah anda lakukan yang telah mendorong kepada kejayaan tersebut?
Mempunyai rancangan perniagaan, membuatkan kita jujur dengan diri sendiri. Sekiranya prestasi perniagaan tak seperti yang diharapkan, anda boleh buat semakan, apakah perkara yang anda telah lakukan atau tidak lakukan sehingga menyebabkan anda mendapat hasil yang sedemikian.
(12) Mengelakkan dari jadi terlalu emosi dalam bisnes
Adakalanya cabaran-cabaran yang melanda akan menyebabkan kita terganggu dari segi emosi. Sebelum kita bertindak luar kawalan dan terlalu mengikut emosi, ada baiknya kita rujuk semula rancangan perniagaan yang pernah ditulis sebelum ini.
Jika berlaku situasi sekian sekian, apakah tindakan yang patut dilakukan. Misalnya jika pendapatan semakin merosot hingga sampai ke tahap tertentu, mungkin langkah seterusnya yang terbaik adalah menjual segala aset perniagaan anda.
Dengan adanya rancangan perniagaan yang jelas, anda tahu apa tindakan yang perlu dilakukan sekiranya berlaku peristiwa tertentu.
(13) Strategi dalam aktiviti perniagaan
Apa yang membezakan antara perniagaan kita dengan perniagaan orang lain? Ia boleh jadi strategi yang digunakan. Walaupun kita berniaga dalam produk yang sama, namun dengan adanya strategi perniagaan yang berbeza, bakal pelanggan melihat perniagaan kita unik dan lain daripada yang lain.
Dengan menulis rancangan perniagaan ini juga, akan membuatkan kita berfikir luar kotak untuk menyampaikan perkhidmatan dengan cara lebih baik dari pesaing.
(14) Untuk mengumpul dana
Jika anda berada dalam fasa untuk mencari dana atau pembiayaan bagi perniagaan yang sedang atau anda bakal jalankan, memang tak dinafikan lagi bahawa anda sememangnya perlu mempunyai kertas rancangan perniagaan. Ini bertujuan meyakinkan individu atau entiti yang bakal memberikan anda pembiayaan untuk perniagaan yang anda jalankan.
Saya harap selepas anda baca perkongsian saya ini, saya dapat meyakinkan anda untuk menulis kertas kerja atau kertas rancangan perniagaan anda.
Format kertas kerja yang pernah saya kongsikan sebelum ini, turut digunakan oleh beberapa syarikat sebelum ini bagi tujuan mendapatkan dana perniagaan.
Walaubagaimanapun, jika tujuan anda menyediakan kertas rancangan perniagaan tersebut adalah bagi tujuan rujukan sendiri, anda tak ikut format tersebut seratus peratus juga tiada masalah.
Baiklah, sekiranya anda perlukan template kertas kerja perniagaan yang boleh diedit, anda boleh muat turun dari laman web ini.
Sekiranya anda perlukan bantuan dari seorang akauntan bertauliah untuk bantu anda hasilkan kertas kerja perniagaan yang lengkap, boleh hubungi akauntan saya iaitu Pn Diyana menerusi whatsapp di talian +6011-2720 4420.
Pn Diyana berkhidmat dengan syarikat Real Management Services dan anda boleh layari laman web syarikat menerusi pautan ini.
