Kenapa anda perlu menerapkan konsep outsourcing sebagai sebahagian daripada strategi perniagaan anda?
Untuk sesetengah usahawan, strategi outsourcing bukanlah sesuatu yang asing bagi mereka. Rasanya tak salah kalau saya katakan sebenarnya dekat luar sana, sudah banyak usahawan yang mendapat manfaat apabila menggunakan strategi ini dalam perniagaan yang mereka jalankan.
Walaubagaimanapun, tak dinafikan, ada juga segelintir usahawan yang merasa kurang selesa untuk outsource sebahagian daripada proses perniagaan mereka. Boleh jadi sebab mereka rasakan, jika mereka outsource, rahsia perniagaan mereka akan terbongkar dan orang akan tiru apa yang mereka buat. Ataupun mereka bimbang kalau ada orang lain tahu, bahawa mereka sebenarnya tidaklah sehebat mana.
Perkara ini mungkin ada benarnya. Tapi sebenarnya ada beberapa cara untuk elakkan daripada rahsia perniagaan ditiru atau dicuri. Begitu juga kalau nak elakkan agar kelemahan mereka diketahui orang lain. Antaranya adalah dengan mewajibkan para kontraktor untuk menandatangani non disclosure agreement (NDA) ataupun cara lain adalah dengan hanya outsource sebahagian kecil daripada perniagaan anda sahaja.
Ada banyak sebab kenapa anda juga patut outsource sebahagian daripada operasi perniagaan anda. Oleh kerana setiap perniagaan itu adalah unik, maka mungkin akan ada point yang saya kongsikan disini yang kurang relevan dengan situasi perniagaan anda.
Dalam perbincangan kali ini, saya nak kongsikan kepada anda semua apa dia kelebihan yang bakal anda perolehi melalui strategi outsourcing.
Lazimnya, semakin besar dan kompleks sesebuah perniagaan, lagi banyak kerja yang perlu dilakukan. Dalam banyak-banyak tugasan yang perlu dijalankan, ada antaranya yang bersifat rutin, sentiasa berulang-ulang dan ada yang sifatnya berbentuk hanya perlu dilakukan sekali sahaja (one-time deal).
Sebagai pemilik bisnes, keputusan ditangan anda. Sama ada anda ingin uruskan sendiri ataupun mencari pekerja bagi membantu melicinkan urusan perniagaan anda.
Maka disinilah pentingnya untuk anda dapatkan khidmat bantuan dan kepakaran dari luar. Namun persoalannya ialah, adakah anda akan mendapatkan pekerja sepenuh masa (atau part timer), atau anda akan dapatkan khidmat dari freelancer (atau kontraktor)?
Oleh kerana skop perbincangan kali ini, adalah mengenai kelebihan menggunakan strategi outsource menggunakan khidmat dari freelancer, maka perbincangan disini akan lebih tertumpu kepada kelebihan yang bakal anda perolehi melalui strategi outsourcing sahaja.
10 sebab kenapa anda patut memilih untuk outsource
Kalau sebelum ini anda tak pernah dengar, atau tak biasa dengan konsep outsourcing, artikel ini saya tulis untuk anda. Mudah-mudah selepas ini anda akan mula faham, kebaikkan yang ada pada strategi ini.
Jadi disini, saya bentangkan kepada anda, 10 sebab kenapa strategi outsourcing ini bagus untuk bisnes anda.
(1) Fokus kepada core business anda
Strategi outsource membolehkan anda untuk fokus kepada aktiviti teras yang menjadi tonggak kepada kejayaan perniagaan anda.
Cuba ingat semula, apakah ciri unik yang hanya ada pada perniagaan anda yang menjadikan anda menjadi pilihan nombor satu pelanggan anda, berbanding pesaing? Pasti ada sesuatu yang membuatkan bisnes anda begitu unik.
Keunikkan inilah yang lazimnya akan menjadi teras kepada kejayaan perniagaan anda. Namun, apabila bisnes anda makin dikenali dan makin berkembang, anda mungkin akan dapati beban kerja juga semakin bertambah. Akhirnya anda mula disibukkan dengan perkara-perkara yang bersifat rutin, berulang dan memerlukan masa yang panjang untuk disiapkan.
Jika ianya tak ditangani, ia mungkin akan menjejaskan kualiti kerja dan perkhidmatan anda. Katakanlah anda merupakan seorang tour guide yang specialize dalam aktiviti hiking, trekking dan sebagainya.
Untuk terus berada dalam bidang ini, anda perlu pastikan yang anda sentiasa ada pelanggan untuk ikuti aktiviti anda. Persoalannya ialah, bagaimana cara anda dapatkan pelanggan?
Sudah tentu jawapannya adalah kena buat kerja-kerja marketing.
Jawapan “kena buat kerja-kerja marketing” sebenarnya terlalu umum. Hakikatnya kerja marketing itu sangatlah luas dan banyak sekali kerjanya. Sanggupkah anda untuk buat semua? Dan dalam banyak-banyak kerja marketing yang ada, mana satu yang paling berkesan untuk anda?
Jika anda adalah seorang tour guide profesional, tapi anda kena buat kerja-kerja marketing saya percaya ini sedikit sebanyak akan mengganggu fokus anda. Kemudian satu masa nanti, bila ada pertanyaan dari bakal pelanggan, anda juga perlu buat kerja-kerja customer service. Pendek kata, semua benda anda kena buat.
Kalau ini situasi yang anda hadapi, anda bukan sahaja akan terganggu dari segi fokus malahan ini juga akan memenatkan anda.
Katakanlah, satu hari anda berjaya dapat pelanggan yang berminat untuk ikuti aktiviti tour anda. Pada masa tersebut, anda terpaksa hentikan sekejap kerja-kerja marketing dan termasuk kerja-kerja melayan pertanyaan bakal pelanggan. Sekarang anda perlu fokus kepada pelanggan yang ada depan mata anda.
Kalau anda dapat mesej pertanyaan dari bakal pelanggan, anda terpaksa tunggu habis sesi dengan pelanggan anda baru boleh balas pertanyaan tersebut. Ataupun mungkin anda akan curi-curi balas pertanyaan tersebut ketika anda masih bersama dengan pelanggan semasa. Adakah ini tindakan yang betul?
Apa kata lepas ini anda ubah strategi.
Anda fokus kepada perkara yang anda memang mahir.
Untuk perkara-perkara lain yang anda kurang mahir, itu anda boleh serahkan kepada yang memang ahlinya.
Lagipun memang jarang untuk kita jumpa seorang pemilik perniagaan yang mahir serba serbi dalam semua bidang. Biasanya dia sangat mahir dalam bidang dia sahaja, tapi dalam bidang lain, dia agak kurang.
Bidang customer service memang nampak mudah, tapi perlukan kesabaran yang tinggi dalam melayan kerenah pelanggan. Kalau kurang sabar, alamatnya ramailah pelanggan yang akan kena maki.
Jika kepakaran anda adalah berkaitan ilmu hutan, ilmu hiking, dan sebagainya, kenapa anda perlu paksa diri untuk jadi pakar dalam bidang lain juga?
Jangan salah faham. Bukannya tak boleh ataupun menjadi kesalahan kalau nak jadi pakar dalam bidang lain juga. Sudah tentu anda boleh kalau mahu.
Cuma untuk jadi pakar dalam bidang lain selain daripada bidang kita, ia memerlukan pengorbanan yang banyak dari segi wang ringgit dan juga masa.
Atas sebab ini, salah satu cara yang berkesan adalah dengan melakukan outsourcing. Strategi ini dapat memberikan anda peluang untuk menggunakan masa yang anda ada untuk tujuan yang lebih penting seperti membina jenama, melakukan kajian pasaran, meningkatkan skil sedia ada dan sebagainya. Apabila anda mempunyai masa, ini memudahkan anda untuk membuat perancangan, mencari idea-idea baru dan mengatur strategi perniagaan untuk masa hadapan.
Jadi kan lagi baik anda buat benda-benda yang anda memang bagus, daripada anda terpaksa hilang fokus dengan melakukan pelbagai perkara dalam satu masa.
(2) Menjimatkan kos
Satu sebab paling ketara kenapa outsource ini bagus untuk sesebuah perniagaan ialah ianya dapat menjimatkan kos. Anda boleh menyelesaikan sebarang kerja dengan kos yang murah dan pada masa yang sama boleh juga dapat kualiti kerja yang baik.
Sekiranya sesuatu tugasan atau projek itu merentas sempadan negara, perniagaan itu boleh dapat manfaat dari segi kadar tukaran matawang. Seseorang di Amerika boleh dapatkan penjimatan yang sangat banyak sekiranya dia mengupah freelancer dari negara kita, memandangkan matawang mereka lebih besar dari kita.
Bagaimana pula dari segi kualiti kerja? Adakah terdapat jaminan bahawa kualiti kerja yang akan diperolehi itu berada pada tahap yang bagus? Ini adalah bahagian yang agak rumit untuk dijawab.
Lazimnya, sebelum kita bersetuju untuk memilih sebarang syarikat, kontraktor atau freelancer tertentu untuk buat kerja bagi pihak kita, kita akan meminta untuk lihat dulu hasil kerja yang pernah dilakukan sebelum ini.
Selain itu, kita juga akan melihat apakah terdapat sebarang review positif yang berkait dengan hasil kerja freelancer tersebut. Apa yang saya cuba sampaikan ialah, ada proses dan penilaian yang perlu dibuat sebelum kita terus setuju untuk mengambil khidmat dari mana-mana individu ataupun organisasi.
Poin yang saya ingin sampaikan ialah, melalui strategi outsourcing ini, anda boleh mendapatkan penjimatan dari segi kos tanpa berkompromi dari segi kualiti kerja.
Untuk mendapatkan khidmat freelancer ataupun kontraktor yang mampu memberikan hasil yang terbaik, ada beberapa kaedah yang lazimnya digunakan.
i. Cari sendiri
ii. Melalui referral atau recommendation dari kenalan anda
iii. Melalui laman web freelance
iv. Jumpa secara tak sengaja
Ada beberapa laman web yang menghimpunkan pelbagai freelancer dari pelbagai latar belakang. Antaranya adalah
i. Freelancer.com
ii. Upwork.com
iii. Fiverr.com
Fiverr adalah laman web antarabangsa yang dapat memudahkan anda mendapatkan khidmat freelancer dalam harga yang menjimatkan.
Dekat laman web fiverr ini, anda boleh dapatkan sebarang perkhidmatan dari freelancer dengan harga yang sangat murah. Setiap perkhidmatan ada yang boleh diperolehi dengan bayaran minima USD5. Kalau sebelum ini anda tak pernah langsung ada pengalaman buat outsourcing, mungkin boleh bermula dari laman web ini. Tujuannya adalah untuk dapatkan pengalaman bagaimana bekerjasama dengan freelancer.
Untuk pengetahuan anda, dalam kalangan freelancer memang ada yang sanggup menerima bayaran yang murah untuk diberi peluang pekerjaan. Contohnya macam dekat bawah ini. Saya buat carian untuk kerja-kerja berkaitan dengan search engine optimization (SEO).
Anda boleh lihat sendiri, ada freelancer yang menetapkan kadar upah serendah USD5 (RM22+) dan ada juga yang meletakkan harga sehingga USD100 (RM445) untuk satu projek. Tapi, apa bezanya?
Bezanya adalah dari segi kualiti kerja. Sebaik-baiknya, sebelum anda terus melanggan sebarang khidmat yang ditawarkan oleh freelancer, anda perlu ada pengetahuan apa sebenarnya yang bakal anda bayar. Dengan ini barulah mudah untuk anda nampak sama ada hasil kerja individu tersebut benar-benar ada kualiti dan impak ataupun tidak.
Lazimnya kualiti kerja yang dihasilkan oleh freelancer yang menetapkan kadar upah yang tinggi adalah lebih baik berbanding yang menetapkan harga yang murah.
Logiknya? Ada beberapa sebab tapi saya berikan satu sahaja disini.
Apabila dia meletakkan harga yang mahal, biasanya dia tak bersaing dari segi harga. Majikan yang cuma berminat dengan harga yang murah lazimnya memang tak akan pandang khidmat yang dia tawarkan. Kesannya, dalam masa tertentu, dia mungkin hanya akan dapat 2 atau 3 orang pelanggan sahaja dalam sebulan. Dengan jumlah pelanggan yang sedikit, dia dapat fokus kepada memberikan hasil kerja yang terbaik.
Tapi berbeza keadaannya dengan freelancer yang offer kadar upah yang rendah. Mereka ini fokus kepada kuantiti. Tak mustahil dalam satu masa, dia mempunyai 20 – 30 tempahan yang perlu disiapkan.
Kalau freelancer tersebut ada terlalu banyak job dalam satu-satu masa, anda patut fikirkan bagaimana dia akan membahagikan masa, dan bagaimana pula dari segi kualiti kerja. Dalam keadaan ini saya boleh katakan, lebih baik bayar mahal asalkan kualiti kerja menepati apa yang kita perlukan.
(3) Mengekalkan kos operasi sentiasa ditahap yang rendah
Tidak cukup sekadar untuk menjimatkan kos. Pemilik perniagaan juga perlu sentiasa mengawal kos dan cuba sedaya upaya untuk memastikan kos operasi sentiasa berada ditahap yang rendah. Dengan ini barulah keuntungan yang maksima boleh diperolehi.
Namun demikian, sebagai pemilik bisnes memang tak akan lari daripada keperluan untuk melakukan perbelanjaan besar, contohnya untuk membeli peralatan, sewa premis perniagaan, sewa ofis dan sebagainya. Adakalanya semua ini memang perlu dilakukan, terutama sekali apabila bisnes sedang berkembang.
Walaubagaimanapun, jika pemilik bisnes tersebut cuba untuk mempertimbangkan strategi outsourcing terlebih dahulu, sebelum terus meletakkan komitmen kewangan yang tinggi untuk perbelanjaan, maka anda mungkin akan dapati strategi outsourcing ini bukanlah idea yang songsang.
Sebelum ini saya pernah bekerja dengan sebuah syarikat business process outsourcing (BPO). Syarikat ini akan mendapatkan kontrak untuk menguruskan hal-hal berkaitan dengan customer service.
Pada waktu saya bekerja disyarikat tersebut, tugas saya adalah menguruskan pelanggan-pelanggan bagi syarikat penerbangan Air Asia. Biasanya mereka akan menghubungi pusat panggilan, untuk bertanya mengenai status penerbangan, menambah berat bagasi, membuat pertukaran flight dan banyak lagi.
Namun pada hari ini, khidmat pelanggan melalui pusat panggilan sudah tak disediakan lagi. Pelanggan Air Asia perlu melakukan semua ini secara online atau melalui apps sahaja.
Kalau cakap soal penjimatan, saya percaya tindakan menukarkan khidmat pelanggan kepada penggunaan apps sepenuhnya adalah lebih jimat.
Pada saya, kerja sebagai customer service di pusat panggilan ini mudah sahaja. Hanya perlu duduk depan komputer, dan melayan panggilan telefon pelanggan.
Walaupun kerja ini agak mudah (bagi saya) namun ianya cukup meletihkan. Dalam sehari, secara purata saya perlu melayan lebih kurang 50 – 80 panggilan telefon.
Ada panggilan telefon yang durasinya pendek sahaja, sekitar 3 ke 5 minit. Tapi ada juga keadaan yang mana satu panggilan telefon boleh menjangkau 10 – 20 minit. Bila saya bekerja dalam bidang call center ini, baru saya nampak rupa-rupanya bukan senang nak cari pekerja yang sanggup untuk bekerja lama-lama dalam bidang ini.
Situasi yang biasa terjadi ialah, seseorang pekerja tu hanya mampu bertahan 6 bulan sahaja, selepas tu sama ada dia akan hantar surat resignation ataupun dia akan AWOL (away without official leave) sahaja.
Biasanya dua bulan pertama adalah fasa untuk latihan. Pekerja baru kena masuk kelas untuk belajar mengenai syarikat, mengenai sistem yang digunakan dan juga cara-cara untuk melayan pelanggan.
Bulan ketiga barulah pekerja tersebut bersedia untuk mula menjawab panggilan telefon dan melayan pelanggan. Kadang-kadang kalau nasib tak baik, dapat pelanggan yang agak kasar, ini akan menyebabkan motivasi seseorang itu jatuh dan lama-kelamaan akan membuatkan dia hilang semangat untuk terus bekerja.
Keadaan ini pasti sangat merugikan. Syarikat mengeluarkan modal yang besar bagi tujuan merekrut pekerja, memberi latihan, memberikan benefit tambahan selain pakej gaji, kemudian baru kerja 3 atau 4 bulan, dia dah berhenti kerja. Sama ada suka ataupun tidak, syarikat terpaksa ulang semula langkah-langkah tersebut sehingga dapat pekerja baru yang boleh bekerja untuk satu tempoh yang lebih lama.
Kemudian saya baru tahu, rupa-rupanya ada banyak syarikat-syarikat besar yang mempunyai pelanggan yang ramai, mereka sebenarnya tak mempunyai customer service department mereka sendiri. Sebarang panggilan telefon akan diuruskan oleh syarikat lain.
Apa kelebihannya?
Pertama, syarikat tersebut tak perlu risau tentang keperluan untuk mengambil pekerja baru.
Kedua, syarikat tak perlu melatih pekerja baru.
Ketiga, syarikat tak perlu keluar belanja untuk menyewa ruang pejabat.
Keempat, syarikat boleh jimat dari segi pembelian peralatan seperti komputer, headset, sistem dan sebagainya.
Berita baiknya ialah, untuk setiap penjimatan yang syarikat berjaya lakukan, duit tersebut boleh digunakan bagi tujuan lain yang boleh memberi nilai tambah kepada syarikat. Misalnya untuk tujuan pembelian aset, ataupun mungkin boleh tambahkan bajet untuk pengiklanan.
Walaupun berbelanja bagi tujuan iklan itu adakalanya dilihat seperti satu perbelanjaan yang terlalu tinggi, namun sebenarnya jika iklan yang dihasilkan memang betul-betul bagus, ia boleh memberikan hasil yang berkali ganda lebih baik.
Selain kerja-kerja customer service & support, bidang kerja lain yang boleh dilakukan outsource adalah kerja berkaitan dengan pemasaran.
Sebenarnya saya ada buat sedikit tinjauan di laman web carian kerja, maukerja.my untuk mengetahui berapakah tawaran gaji untuk jawatan marketing executive. Dari tinjauan tersebut, saya dapati gaji yang ditawarkan adalah sekitar RM3,000 – RM6,000.
Ini adalah range gaji untuk menggaji seorang marketing executive. Jika syarikat atau perniagaan anda bersaiz besar, saya yakin jumlah itu bukanlah satu masalah bagi anda.
Tapi bagaimana dengan peniaga kecil? Mereka yang baru nak menceburkan diri dalam bidang keusahawanan mungkin tak mampu untuk membayar gaji sehingga RM3,000 sebulan untuk mendapatkan seorang marketing executive.
Jangan kata gaji RM3,000 sebulan, untuk sediakan gaji mengikut gaji minimum RM1,500 sebulan juga belum tentu mampu. Jadi, apa pilihan yang dia ada?
Adakah dia perlu abaikan peranan yang dapat dilakukan oleh seorang eksekutif pemasaran untuk bisnesnya? Atau
Adakah dia perlu lakukan semua ini sendiri? Atau
Adakah dia perlu menambahkan tugas marketing kepada pekerja yang sedia ada? Kalau pekerja sedia ada tak ada kemahiran dalam bab pemasaran, bagaimana pula?
Adakah seorang marketing executive mampu untuk cover semua kerja pemasaran? Saya tak tahu dan tak ada jawapannya. Maklumlah, skill dan kemahiran setiap orang adalah berbeza-beza.
Seseorang itu mungkin bagus dalam bab digital marketing. Tapi kalau nak mengharapkan satu orang buat semua benda, mungkin ianya agak mustahil.
Mana satu yang anda rasa lebih baik untuk bisnes anda? Anda sediakan bajet sebanyak RM3,000 – RM4,000 setiap bulan untuk mendapatkan seorang marketing executive ataupun anda gunakan peruntukkan tersebut untuk mengupah freelancer.
Setiap freelancer biasanya menetapkan kadar upah yang berlainan. Ada yang menetapkan harga RM100 – RM500 untuk satu bidang kerja. Katakanlah, secara purata anda perlu bayar RM200 untuk seorang freelancer.
Dengan peruntukkan sebanyak RM3,000 yang ada pada anda, anda boleh dapatkan sekurang-kurangnya 15 orang freelancer (atau kontraktor) untuk bekerja untuk anda.
Daripada 15 orang tu, anda bahagi-bahagikanlah bidang kerja, kepada
i. Search Engine Optimization (SEO) dan Search Engine Marketing (SEM)
ii. Buat pemasaran melalui video Youtube
iii. Buat pemasaran melalui social media Twitter, Instagram, LinkedIn
iv. Buat video di tiktok
Bila anda buat macam ini, anda sebenarnya sedang mengembangkan mesej pemasaran kepada semua platform yang ada. Apa pun, ini semua hanyalah cadangan semata-mata. Bisnes anda, anda lebih tahu apa yang baik untuk bisnes anda.
(4) Meningkatkan tahap kecekapan
Bagaimana kalau anda dapat outsource kerja pemasaran (atau apa-apa bidang kerja) kepada sebuah syarikat yang memang fokusnya adalah untuk pemasaran.
Anda tidak mempunyai kepakaran dalam bab pemasaran, maka anda outsource kerja pemasaran kepada syarikat pemasaran.
Anda tidak mempunyai kepakaran dalam bab pembersihan, maka anda outsource kerja tersebut kepada syarikat pembersihan.
Anda tak mempunyai kepakaran dalam bab pengurusan pelanggan, maka anda outsource kerja tersebut kepada syarikat yang fokusnya adalah membuat kerja customer support.
Anda tak pandai dalam bab-bab perakaunan, lalu ada outsource kerja ini kepada syarikat atau akauntan bertauliah.
Apa yang anda lakukan sebenarnya adalah anda menyerahkan kerja tersebut kepada mereka yang benar-benar layak dan ada kepakaran. Dengan kepakaran yang ada pada mereka, memang agak jarang untuk berlaku kesilapan.
(5) Penjimatan dari segi infrastruktur dan teknologi
Strategi outsourcing juga dapat membantu anda untuk melakukan penjimatan yang sangat besar dari segi infrastruktur dan juga penggunaan teknologi.
Kita sedia maklum, lagi ramai pekerja yang kita perlukan, maka kita perlu sediakan ruang kerja atau ruang pejabat untuk mereka melakukan kerja-kerja dan tanggungjawab mereka.
Bagaimana pula dari aspek teknologi? Kita tahu, teknologi ini sentiasa berkembang. Hari ini kita berbelanja ribuan ringgit untuk melanggan software tertentu. Tahun akan datang, keluar pula versi terkini yang lebih canggih.
Anda tak perlu ada ofis, peralatan, software khas dan sebagainya
Ini seperti yang saya terangkan dalam strategi outsourcing yang dilakukan oleh syarikat seperti Air Asia sebelum ni.
Keseluruhan customer service department telah di outsource kepada syarikat lain. Justeru, mereka tak perlu lagi sediakan ofis, peralatan seperti komputer, headset dan juga software yang berkaitan dengan customer service.
Apa yang mereka perlu tahu, kebajikan pelanggan mereka terjaga dan ada orang yang akan uruskan khidmat pelanggan .
(6) Akses kepada tenaga kerja pakar
Bila saya sebut istilah freelancer, atau pekerja bebas, apa sebenarnya yang bermain dalam fikiran anda? Adakah anda membayangkan seorang individu yang baru habis belajar di universiti, kurang berpengalaman, dan tak berjaya mencari kerja tetap.
Jika anda membayangkan individu seperti itu, bermakna anda telah mengecilkan latarbelakang seorang freelancer kepada satu golongan sahaja.
Orang yang memilih untuk menjadi freelancer sebenarnya mempunyai latar belakang yang pelbagai. Ada juga individu yang sebelum ini pernah bekerja dalam sektor korporat, pernah menjawat jawatan profesional dan sekarang lebih selesa untuk bergerak secara freelance.
Mereka ini ada pengalaman dan pengetahuan yang luas dalam bidang mereka. Cuma bezanya sekarang ini mereka tak mahu terikat dengan mana-mana syarikat dan bekerja secara sepenuh masa.
Pengalaman saya sendiri bekerja secara freelance, saya boleh katakan kerjanya lebih rileks dan lebih fleksibel. Saya boleh memilih untuk bekerja dengan sesiapa yang saya suka. Kalau first impression saya mengatakan bakal majikan ini bukanlah orang yang sesuai untuk kita bekerjasama, maka dari situ lagi saya dah tak perlu berurusan dengan dia.
Ini sebenarnya merupakan satu kelebihan apabila bekerja secara freelance. Kita boleh pilih-pilih nak bekerja dengan majikan yang bagaimana dan nak lakukan kerja apa.
Kualiti kerja
Ada ke yang bimbang dengan kualiti hasil kerja?
Sebenarnya untuk cari freelancer (atau kontraktor) ini kriterianya samalah seperti anda ingin mencari pekerja. Sudah tentu anda akan cari seseorang yang betul-betul menepati kriteria yang anda mahukan.
Cuma bezanya ialah, kalau cari pekerja sepenuh masa, individu tersebut akan bekerja dengan anda sampai bila-bila. Sama ada sampai dia pencen ataupun sampai dia berhenti sendiri. Sebaliknya, jika anda memilih untuk bekerjasama dengan kontraktor, dia hanya akan bersama anda sehingga kerjanya siap.
Tugasan yang anda bakal lakukan outsource boleh jadi sebenarnya adalah tugasan yang mudah. Contohnya kerja melakukan design poster, ataupun logo untuk bisnes anda.
Selain itu, anda mungkin perlukan seseorang untuk bantu anda lakukan kerja-kerja pemasaran digital contohnya search engine optimization (SEO). Apabila bisnes anda sudah tersenarai di muka surat pertama Google, maka selesailah tugas freelancer tersebut.
Satu point penting yang anda perlu tahu ialah dari segi kualiti kerja, anda hanya akan berurusan dengan seseorang yang terbukti mempunyai kepakaran dalam bidangnya. Tak ada istilah anda perlu melatih pekerja, pekerja anda buat silap dan sebagainya.
Sepatutnya berurusan dengan freelancer atau kontraktor ini adalah lebih mudah, sebab mereka memang sangat arif dengan selok belok bidang kerja mereka. Anda masih lagi perlu nyatakan apa sebenarnya yang anda mahukan, namun dari segi cara kerja, mereka mempunyai teknik, dan formula mereka yang tersendiri.
Bagaimana kalau anda kurang puas hati dengan hasil kerja freelancer tersebut? Mudah sahaja. Anda tak perlu gunakan khidmat dia lagi, dan cari freelancer lain. Dalam istilah lain, anda pecat sahaja freelancer tersebut dan gantikan dengan yang lebih baik.
(7) Akses kepada top performer freelancer
Kalau dalam persekitaran tempat kerja, mereka ini boleh dikelaskan sebagai pekerja cemerlang. Mereka diiktiraf sebagai pekerja cemerlang kerana telah terbukti mampu untuk memberikan khidmat terbaik, yang diperlukan oleh pemilik bisnes.
Ada macam-macam sebab yang boleh mendorong seseorang itu untuk memberikan yang terbaik dalam kerjanya. Salah satu adalah sebab dia suka dengan kerja yang dia lakukan. Perkara ini kadang-kadang tak berlaku dalam kalangan mereka yang bekerja secara sepenuh masa.
Pada awalnya, mereka mungkin suka dengan kerja mereka. Tapi satu hari, rasa suka itu mula terhakis oleh kerana faktor manusia. Persekitaran tempat kerja yang mungkin mempunyai elemen seperti politik tempat kerja, micro-managing, sikap rakan sekerja yang toksik, kaki kipas dan macam-macam lagi perkara, dapat menyebabkan seseorang itu mula rasa letih dengan suasana kerjanya.
Impaknya? Mereka datang ke tempat kerja, namun mereka tak memberikan sepenuh jiwa. Mereka sekadar memberikan apa yang diperlukan dalam KPI.
Dalam kalangan individu yang bergerak secara freelance, lazimnya mereka ini adalah individu yang memang sukakan kerja mereka. Justeru anda tak perlu khuatir mengenai motivasi mereka. Malahan ada juga antara freelancer yang bekerja bukan semata-mata sebab duit, tapi sebab mereka mempunyai passion dalam bidang mereka.
Ada satu lagi perkara yang saya nak highlight disini.
Apabila anda menawarkan peluang untuk bekerja dengan syarikat anda, anda mungkin hanya akan dapat jumlah calon yang terhad. Biasanya calon yang akan datang ke sesi temuduga adalah mereka yang tinggal didalam kawasan berdekatan atau mereka yang sanggup untuk berpindah ke kawasan tempat syarikat anda beroperasi sahaja.
Calon yang akan datang untuk temuduga akan mempertimbangkan banyak faktor, antaranya adalah seperti tempat tinggal, jarak perjalanan, kos sara hidup dan sebagainya. Kesannya? Hanya mereka yang tinggal dikawasan yang berhampiran dan yang sanggup berpindah kesitu sahaja yang ada kesediaan untuk menyambut tawaran kerja tersebut.
Ini berbeza dengan strategi outsourcing. Oleh kerana dalam strategi ini, syarikat boleh mendapatkan khidmat kepakaran dari individu tertentu untuk menjalankan kerja yang spesifik, dan dia boleh dapatkan tenaga kerja tersebut dari mana-mana sahaja. Ianya tak terhad hanya pada satu lokasi semata-mata.
Seorang usahawan yang menjalankan bisnes di Sabah atau Sarawak, boleh sahaja mendapatkan khidmat dari kontraktor atau freelancer yang beroperasi dari Selangor misalnya. In fact, kita di Malaysia ni juga boleh dapatkan khidmat freelance dari negara seperti India, jika kita mahukan caj perkhidmatan yang agak rendah.
Saya sendiri pernah ada pengalaman menjalankan kerja-kerja pemasaran untuk sebuah syarikat travel yang beroperasi di Kota Kinabalu, Sabah. Saya tak perlupun pindah dan menetap di Sabah untuk jalankan kerja tersebut.
Andai kata pemilik bisnes tersebut tetap nak guna cara tradisional, iaitu mengupah pekerja sepenuh masa atau part timer, mereka mungkin terpaksa mencari bakat dalam kalangan mereka yang berada dikawasan sekitar sahaja.
Pinjam kredibiliti
Dalam sesetengah keadaan anda sebenarnya boleh meminjam kredibiliti seseorang. Freelancer seperti ini lazimnya turut dikenali sebagai seorang influencer.
Oleh kerana dia ada ramai pengikut dan dikenali ramai, maka lebih mudah untuk anda memperkenalkan produk dan servis anda melalui influencer tersebut.
(8) Anda tak perlu mencari pekerja baru
Apabila anda melakukan outsourcing, anda tak perlu susah payah untuk mencari pekerja baru. Dapatkan sahaja khidmat dan kepakaran dari luar.
Apabila anda tak perlu mendapatkan pekerja baru, anda dapat jimat banyak duit dari segi komitmen gaji, benefit, pakej latihan dan sebagainya. Pernah tak anda ada pengalaman yang mana apabila anda sudah memberikan latihan kepada pekerja anda, bila dia sudah mahir, dia mula demand gaji yang lebih tinggi dan ada juga antara mereka yang mula berhenti kerja dan kerja ditempat lain.
Dalam keadaan ini, syarikat baru itu sangat beruntung sebabnya mereka tak perlu lagi melatih pekerja tersebut, sebab dia sudah mendapat latihan dari anda.
(9) Mengurangkan beban kerja anda dan juga pekerja anda
Salah satu topik yang kerap dibincangkan dalam kalangan pekerja adalah mengenai “work life balance”. Bagaimana untuk mencapai keseimbangan dari segi kerja dan juga kehidupan.
Antara perkara yang boleh membuatkan seseorang itu berasa tertekan dan stress dengan kerjanya adalah apabila dia merasakan seperti tiada keseimbangan antara kerja dengan kehidupan. Dia merasakan seolah-olah setiap masa dia perlu fikir mengenai kerja sahaja.
Ini boleh berlaku jika beban kerja yang perlu digalas oleh seseorang itu terlalu banyak. Ataupun apabila dia merasakan seperti dipaksa untuk melakukan satu tugasan yang dia tak ada kepakaran untuk lakukannya.
Kalau kerja itu berbentuk one time deal, mungkin anda boleh pertimbangkan untuk outsource sahaja. Saya kira itu lebih baik daripada memaksa diri anda, ataupun pekerja sedia ada anda untuk lakukannya. Tapi kalau anda rasa ini bukan satu masalah besar, then terpulanglah pada anda.
Anda akan ada lebih banyak masa berkualiti untuk peribadi
Bila anda outsource, anda akan ada lebihan masa. Dari mana masa tu datang? Masa tu datangnya daripada allocation masa yang anda letakkan untuk siapkan tugasan tertentu. Sekarang anda dah tak perlu buat tugasan tu, sebab anda dah outsource benda tu. Jadi masa tersebut anda boleh gunakan untuk suatu yang lebih produktif.
(10) Peluang untuk belajar skill baru dari kontraktor luar
Sesuatu projek bersaiz besar mungkin memerlukan skill yang tak ada pada anda mahupun pekerja anda. Oleh yang demikian, satu cara untuk anda menjalankan projek tersebut adalah dengan mendapatkan kontraktor luar untuk memberikan khidmat dan kepakarannya.
Sekiranya kerja-kerja tersebut boleh dilakukan ditempat anda, anda boleh ambil ini sebagai satu peluang untuk belajar sesuatu ilmu baru dari kontraktor tersebut.
Cuba libatkan diri anda, ataupun pekerja anda dalam proses menyiapkan kerja. Mungkin anda tak akan dapat pelajari ilmu baru tersebut secara step by step, sebab kontraktor tersebut dibayar untuk melaksanakan sesuatu tugasan yang spesifik, bukannya untuk mengajar, tapi setidak-tidaknya anda boleh bertanya dan ambil sedikit ilmu yang ada pada diri kontraktor tersebut.
Walaupun strategi outsouce ini mempunyai banyak kelebihan, namun ia tak bermakna strategi ini sangat bagus dan sempurna. Apabila diperhalusi, sebenarnya outsource ini juga ada kelemahannya. Ia bukan strategi yang perfect atau jalan singkat untuk bina perniagaan yang berjaya.
Mungkin jika ada kesempatan, saya akan tulis pula mengenai beberapa kekurangan atau kelemahan yang terdapat dalam strategi outsourcing ini.
Kesimpulan
Pada masa ini, anda mungkin dah mula nampak, kelebihan-kelebihan yang bakal anda perolehi melalui strategi outsourcing. Mungkin terlintas difikiran anda, apa seterusnya?
Saya cadangkan, anda mula lakukan outsourcing sekarang juga. Outsource kerja-kerja yang simple supaya anda boleh dapat biasakan diri, bagaimana rasanya bekerjasama dengan freelancer (atau kontraktor).
Akhirnya, segala keputusan ditangan anda. Jika anda merasakan outsourcing ini adalah strategi yang bagus, maka bermula saat ini bolehlah anda mula mencari bakat-bakat baru, dalam kalangan freelancer, kontraktor, influencer dan sebagainya yang mungkin boleh memberi impak positif kepada perniagaan anda.
Cuba dekati dan kenali mereka. Lihat cara mereka bekerja, dan jika mereka benar-benar ada kualiti seperti yang anda harapkan, maka bolehlah mula mendapatkan khidmat mereka.
